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企業(yè)在采購的過(guò)程中，會(huì )面對很多的棘手問(wèn)題，其中最難解決的就是暗箱操作。俗話(huà)說(shuō)，“千里之堤，毀于蟻穴”，發(fā)生暗箱操作將會(huì )嚴重損害企業(yè)的利益，對企業(yè)的長(cháng)遠發(fā)展留下后患之憂(yōu)。

暗箱操作將會(huì )一直伴隨著(zhù)采購活動(dòng)而存在，企業(yè)雖然不可能完全杜絕其現象的發(fā)生，但是可以采取措施減少此類(lèi)現象的出現。

三統一分

“三統”是指所有外購材料要統一采購驗收，統一審核結算，統一轉賬付款；“一分”則是指費用要分開(kāi)控制。材料和備品配件的采購要實(shí)行“三統一分”的管理機制。統一采購，統一管理，既保證需要，又避免漏洞;既保證質(zhì)量，又降低價(jià)格;既維護企業(yè)信譽(yù)，又不至于上當受騙。各部門(mén)和分廠(chǎng)要對費用的超支負責并有權享受節約所帶來(lái)的收益，有權決定采購計劃和采購項目。這樣，物資采購管理部門(mén)和使用單位自然形成了一種以減少支出為基礎的相互制約的機制。

三分一統

“三分”是指三個(gè)分開(kāi)，即市場(chǎng)采購權、價(jià)格控制權、質(zhì)量驗收權要做到三權分離，各自負責，互不越位?！耙唤y”，即合同的簽約特別是結算付款一律統一管理。物料管理人員、化驗人員和財務(wù)人員都不能夠與客戶(hù)見(jiàn)面，實(shí)行嚴格的封閉式管理。財務(wù)部依據合同規定的質(zhì)量標準，對照化驗單和數量測量結果，認真核算后付款。這樣就可以形成一個(gè)以財務(wù)管理為核心，最終以降低成本為目的的制約機制。

三公開(kāi)、兩必須

“三公開(kāi)”是指采購品種、數量和質(zhì)量指標公開(kāi)，參與供貨的客戶(hù)和價(jià)格競爭程序公開(kāi)，采購完成后的結果公開(kāi)；“兩必須”是指必須在貨比三家后采購，必須按程序、按法規要求簽訂采購合同。

五到位、一到底

所謂“五到位”是指所采購的每一筆物資都必須由五方的簽字，即只有采購人、驗收人、證明人、批準人、財務(wù)審查人都在憑證上簽字，才被視為手續齊全，才能報銷(xiāo)入賬?！耙坏降住本褪秦撠煹降?，誰(shuí)采購誰(shuí)負責并且要一包到底，包括價(jià)格、質(zhì)量、使用效果等都要記錄在案，什么時(shí)候發(fā)現問(wèn)題什么時(shí)候處罰。

全過(guò)程、全方位監督制度

全過(guò)程監督是指采購前、采購過(guò)程中和采購完成后都要有監督。從采購計劃的制訂開(kāi)始，到采購物資使用的結束，共有九個(gè)需要進(jìn)行監督的環(huán)節，它們是計劃、審批、詢(xún)價(jià)、招標、簽合同、驗收、核算、付款、領(lǐng)用。

雖然每一個(gè)環(huán)節都有監督，但重點(diǎn)在于制訂計劃、簽訂合同、質(zhì)量驗收和結賬付款四個(gè)環(huán)節。計劃監督主要是保證計劃的合理性和準確性，使其按正常渠道進(jìn)行；合同監督主要是其合法性和公平程度，保證合同的有效性；質(zhì)量監督是保證驗收過(guò)程不降低標準，不弄虛作假，每一個(gè)入庫產(chǎn)品都符合買(mǎi)方要求；付款監督是確保資金安全，所有付款操作都按程序、按合同履行。如果我們能夠把監督貫穿于采購活動(dòng)的全過(guò)程，就可以建立確保采購管理規范和保護企業(yè)利益的第二道防線(xiàn)。

所謂全方位的監督，是指行政監察、財務(wù)審計、制度考核三管齊下，方方面面沒(méi)有遺漏，形成嚴密的監督網(wǎng)。

責任追究

監督機制的生命在于責任追究，這一點(diǎn)尤其值得我們謹記。擁有嚴格完備的監督機制而沒(méi)有相應的懲罰措施，所有的努力都將化為泡影。因此監督的關(guān)鍵還在于及時(shí)進(jìn)行的重罰?？茖W(xué)、規范的采購機制，嚴格完備的采購控制不僅可以降低企業(yè)的物資采購價(jià)格、提高物資采購質(zhì)量，還可以保護采購人員不受外部利益的誘惑。

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